Étape 4 - Paramétrer les cahiers des charges des missions et comprendre le planning mission

Sur Biloki, chaque logement peut avoir ses propres cahiers des charges pour les missions récurrentes (ménage, check-in, check-out, blanchisserie). L'idée : vous préparez une seule fois les consignes pour un logement, et elles se déclenchent automatiquement à chaque nouvelle mission liée à ce logement.

• Allez dans l'onglet Hébergements depuis le menu de gauche
• Ouvrez la fiche du logement concerné
• Dans la liste des rubriques, cliquez sur Cahiers des charges des missions

Ce que vous pouvez configurer 

Pour chacun des 4 types de mission, vous renseignez :

• Une description - le contexte global de la mission (ex. "Ménage complet après départ, vérifier les plaques et le frigo, fermer les volets")
• Une checklist - la liste détaillée des tâches à cocher par le prestataire sur place
• Des médias (photos / vidéos) associés à chaque point de la checklist avec un commentaire - utiles pour montrer un emplacement précis, la disposition d'une chambre, le local poubelle, etc.

Comment déclencher et assigner automatiquement une mission dès qu'une réservation tombe :

1. Cliquez sur prestataires pré sélectionnés, sélectionner des membres qui font parti de votre équipe

2. Cliquez sur le curseur automatisation en "On" et cliquer sur enregistrer.

Il existe 3 façons de créer une mission dans Biloki :

Depuis une réservation (onglet Réservations)

Cliquez sur une réservation dans le calendrier - vous pouvez directement affecter les missions de ménage, check-in et check-out, ou créer une mission supplémentaire (blanchisserie, inspection...).

Depuis le planning missions (onglet Planning missions)

Créez une mission manuellement en choisissant le type de mission, le logement, la date, l'heure et le prestataire. Vous pouvez également l'associer à une réservation existante pour garder une trace complète de tout ce qui est réalisé sur chaque séjour.

Depuis la messagerie (onglet Messagerie)

Directement depuis une conversation voyageur, vous pouvez créer une mission liée à la réservation concernée sans quitter la messagerie.

💡 Chaque mission est créée individuellement - un seul sujet par mission, pour garantir la fiabilité du suivi et des rapports.

Dans les deux cas, voici ce qui se passe au moment de la création :

1. Vous choisissez le logement et le type de mission (ménage, check-in...)
2. Biloki vérifie s'il existe un cahier des charges pour cette combinaison logement + type de mission
   • Si oui - la description, la checklist et les médias sont pré-remplis automatiquement. Vous pouvez toujours les ajuster ponctuellement avant d'envoyer
   • Si non - vous complétez les consignes à la main

Le prestataire reçoit directement sur son interface les bonnes consignes pour le bon logement, sans que vous ayez à les ressaisir à chaque réservation.

• Commencez par un logement témoin, configurez tous ses types de missions, puis dupliquez sur les logements similaires
• Ajoutez des photos dans les checklists sensibles (ménage, check-in) - c'est ce qui réduit le plus les allers-retours avec les prestataires
• Gardez vos descriptions courtes et actionnables - les consignes longues sont moins lues sur le terrain