Étape 5 - Configurer la messagerie unifiée et automatisez vos messages

À quoi ça sert ?

La messagerie unifiée centralise toutes vos conversations au même endroit : voyageurs (Airbnb, Booking, direct), propriétaires et prestataires. Plus besoin de jongler entre plusieurs applications - vous répondez à tout depuis Biloki, avec le contexte du logement et de la réservation sous les yeux.

Où ça se passe ?

Rendez-vous dans l'onglet Messagerie depuis la barre latérale dans Biloki. Vous y retrouvez :

• À gauche - la liste de toutes vos conversations, filtrables par rôle (Voyageur, Propriétaire, Prestataire, Gestionnaire)
• Au centre - le fil de discussion en cours
• À droite (en cliquant sur le "i") - le panneau contextuel du logement : wifi, code d'accès, prochaine mission, réservation en cours, automatisations des messages..

Les 4 types de conversations :

Voyageurs :

Les conversations voyageurs se synchronisent automatiquement avec les OTAs (Airbnb, Booking...) et vos réservations directes. Le voyageur est toujours rattaché à son logement et à sa réservation - vous voyez en un coup d'œil ses dates, le nombre de personnes et ses infos pratiques.

• Sur Airbnb - vous recevez les messages des voyageurs même avant qu'une réservation soit confirmée
• Sur Booking.com - les messages ne sont synchronisés qu'après confirmation d'une réservation

⚠️ Vous recevez les messages dès que vos logements sont connectés à Biloki. Les messages antérieurs à la connexion ne sont pas récupérés - comptez donc un peu de temps avant d'avoir uniquement des conversations à jour. Si vous désynchronisez un logement d'une plateforme, vous ne recevrez plus les messages associés.

Propriétaires

Un fil par propriétaire, idéal pour partager bilans, demandes d'achats et validations. Le propriétaire ne voit que sa conversation avec vous - vous êtes son interlocuteur unique.

Prestataires

Un fil par prestataire externe (ménage, maintenance...). Vous pouvez créer une mission directement depuis la conversation si besoin.

Gestionnaires

Un fil dédié pour échanger avec vos salariés ou associés - idéal pour coordonner en interne sans mélanger avec les autres conversations.

Créer une conversation interne avec plusieurs personnes :

Cliquez sur Créer une conversation, filtrez par rôle (Gestionnaires, Propriétaires, Prestataires), sélectionnez les participants et donnez un nom à la discussion si besoin. Vous pouvez activer le mode Discussion privée pour qu'elle soit visible uniquement par les participants.

Comment créer et automatisez vos messages ?

1. Créer un template :

Depuis la Messagerie, cliquez sur Templates puis sur Ajouter un template.

Vous pouvez partir des modèles proposés par Biloki :

• Demande d'avis
• Confirmation de réservation
• Check-out
• Guide voyageur

Pour créer votre propre template, renseignez :

• Un icône et un nom
• Une catégorie
• Les logements liés - par défaut tous vos logements, mais vous pouvez restreindre à certains logements spécifiques
• Le contenu du message

💡 Logements liés - comment ça fonctionne : quand vous utilisez un template sur une conversation, Biloki identifie automatiquement le logement lié à la réservation et remplace les variables par les informations de ce logement. Un template lié à "tous les logements" s'adapte donc automatiquement à chaque logement.

Les variables disponibles :

Dans le contenu de votre template, vous pouvez insérer des variables dynamiques qui se remplissent automatiquement à l'envoi. Cliquez sur une variable dans la liste pour l'insérer dans votre message.

Variables disponibles : Nom du logement, Pays, Ville, Mot de passe WiFi, Adresse, Email du voyageur, Nom du WiFi, Description du logement, Date de départ, Nombre d'adultes, Check-in à partir de, Check-in jusqu'à, Type de logement, Capacité, Prénom du voyageur, Nombre d'enfants, Date d'arrivée, Lien du guide voyageur, Check-out avant, Code postal, Téléphone du voyageur, Nom du voyageur.

⚠️ Si une variable ne correspond à aucune donnée renseignée sur le logement ou la réservation, elle s'affichera en brut dans le message (ex : au lieu du vrai code). Vérifiez que toutes les informations sont complètes dans la fiche du logement avant d'utiliser vos templates.

Envoyer le guide voyageur via la messagerie : 

À chaque nouvelle réservation, Biloki génère automatiquement une interface voyageur dédiée, personnalisée avec les informations du logement et de la réservation concernée.

Pour transmettre ce guide à votre voyageur, insérez la variable "Lien du guide voyageur" dans votre template. Biloki enverra automatiquement le lien vers la bonne interface, avec les bonnes informations de réservation et du logement - sans aucune action de votre part.

C'est la seule façon de partager le guide voyageur avec vos voyageurs depuis Biloki.

💡 Biloki propose déjà un template "Guide voyageur" prêt à l'emploi que vous pouvez utiliser tel quel ou personnaliser. Pour que le lien fonctionne correctement, le guide voyageur du logement doit être complété au préalable dans chaque fiche logement.

2. Configurer des envois automatiques

Les envois automatiques permettent d'associer un template à un déclencheur, pour qu'il parte sans intervention de votre part au bon moment.

Depuis la Messagerie, cliquez sur l'icône ⚡ (à gauche du bouton Templates) → Envois automatiques → Ajouter une règle

Pour configurer une règle :

1. Événement — choisissez le déclencheur :
   • Check-in
   • Check-out
   • Réservation confirmée
2. Délai — définissez quand envoyer le message par rapport à l'événement :
   • Combien : la valeur numérique (ex : 1, 2, 24...)
   • Unité : Minutes / Heures / Jours / Semaines
   • Quand : Avant / Après
3. Modèle de message — sélectionnez le template à envoyer
4. Logements liés — définissez les logements concernés par cette règle
5. Cliquez sur Créer la règle

Exemple concret — envoyer le guide voyageur la veille de l'arrivée :

⚠️ Si vous aviez des messages automatiques configurés sur Airbnb ou Booking.com, pensez à les désactiver pour éviter que vos voyageurs reçoivent les mêmes messages en double.