¿Cómo automatizar sus misiones y cómo las recibe su proveedor en Biloki?

Cómo automatizar sus misiones y cómo las recibe su proveedor

En cuanto una reserva llega a Biloki (Airbnb, Booking.com o reserva directa), si ha configurado la automatización de misiones para ese alojamiento y ha asignado un proveedor, la misión se crea y se envía automáticamente, sin que usted tenga que hacer nada.

Paso 1: añadir a su proveedor o empleado en la pestaña Equipos

Antes de poder automatizar una misión, su proveedor debe estar añadido en Biloki.

Acceda a Equipos desde el menú principal
Haga clic en + Añadir un miembro
Introduzca su dirección de correo electrónico y seleccione Proveedor independiente o Empleado

Una vez añadido, Biloki crea automáticamente una interfaz dedicada a la que él se conecta para gestionar sus misiones:

Interfaz de proveedor (verde) para los proveedores independientes
Interfaz de gestor (azul) para los empleados

Paso 2: configurar la automatización de misiones

Acceda a Alojamientos y abra la ficha del alojamiento
Haga clic en Misiones
Para cada tipo de misión (limpieza, check-in, check-out, lavandería...), rellene:
- La descripción general de la misión
- La lista de tareas detallada
- Las fotos y vídeos asociados
- El proveedor o los proveedores responsables de esta misión
Active el botón Automatización

💡 Puede asignar varios proveedores a una misma misión. En ese caso, la realiza el primero que acepte la misión. Si uno de los proveedores asignados ya tiene otra misión en ese mismo horario, Biloki no le propone esta misión y solo la envía al o a los proveedores disponibles.

Ejemplo: asigna a Julie y a Marc la limpieza de un alojamiento. Julie ya tiene un check-out ese día. Biloki envía la limpieza solo a Marc.

⚠️ Si solo ha asignado un proveedor y no está disponible (porque ya está ocupado con otra misión), la misión permanece en el estado Por planificar. Entonces recibirá un correo electrónico informándole de que no se ha podido asignar.

💡 Puede modificar una misión ya creada en cualquier momento para añadirle elementos (instrucciones, tareas, fotos...). El proveedor recibe un aviso del cambio y encuentra los elementos actualizados directamente en el pliego de condiciones de su misión.

Una vez configurado, cada nueva reserva de este alojamiento genera automáticamente la misión con el proveedor correcto, la lista de tareas adecuada y las instrucciones correspondientes.

Paso 3: el proveedor recibe y acepta la misión

En cuanto se le asigna una misión, el proveedor recibe un correo electrónico de notificación en la dirección indicada por su empresa. Entonces puede:

Aceptar o rechazar la misión directamente desde este correo
Conectarse a su interfaz de proveedor para ver todas sus misiones

En su interfaz, hace clic en Mis misiones y encuentra su calendario con todas las misiones futuras y pasadas.

Paso 4: lo que ve el proveedor en su misión

Al hacer clic en una misión, el proveedor dispone de toda la información necesaria para intervenir sin tener que contactarle a usted.

Información general

Fecha y hora de la misión
Tipo de misión (limpieza, check-in, check-out...)
Estado de la misión
Nombre del alojamiento y dirección completa

Acceso al alojamiento

Los códigos de acceso paso a paso (código del edificio, portero automático, caja de llaves...)
Una nota explicativa para cada acceso
La red WiFi y la contraseña

💡 Si hay una cerradura inteligente vinculada al alojamiento, el código de acceso se genera automáticamente y permanece visible en la misión del proveedor durante toda su duración.

Reserva vinculada

Nombre del huésped
Número de huéspedes
Fecha y hora de llegada
Fecha y hora de salida

💡 El proveedor solo tiene acceso a la información necesaria para su misión. Nunca ve los datos confidenciales de su empresa ni las demás reservas.

Paso 5: el proveedor realiza y valida la misión

Hace clic en la misión correspondiente en Mis misiones
Hace clic en Iniciar la misión. Su empresa recibe una notificación de que el proveedor ha entrado en el alojamiento.
Completa la lista de tareas preparada por su empresa. En cada paso, puede añadir una foto para confirmar que el trabajo se ha hecho.
Si detecta un problema, marca Problema notificado e introduce un comentario explicativo.
Hace clic en Validar la misión. Su empresa recibe automáticamente un correo electrónico informándole de que el informe de la misión está disponible.

Paso 6: su empresa consulta el informe de la misión

Acceda a Planificación de misiones desde el menú principal
Encuentre todas las misiones realizadas con su resumen y sus fotos con fecha y hora
Si se ha notificado un problema, la columna Problema notificado muestra Sí en la línea correspondiente
Haga clic en la misión para ver el comentario del proveedor y los detalles del problema

💡 Las fotos del informe de la misión tienen fecha y hora. Sirven como prueba en caso de conflicto con un huésped o un propietario.

Preguntas frecuentes

¿El proveedor o empleado recibe sus misiones automáticamente, sin que yo tenga que crearlas manualmente?

Sí, siempre que la automatización de misiones esté configurada en la pestaña Misiones del alojamiento y que el proveedor correspondiente esté asignado. Una vez configurada, cada nueva reserva genera automáticamente las misiones correspondientes.

¿Qué ocurre si el proveedor o empleado rechaza la misión?

Usted recibe una notificación. Puede entonces reasignar la misión a otro proveedor, desde la pestaña Planificación de misiones o desde la ficha de la reserva: haga clic en la reserva y, a continuación, en Asignar un proveedor.

Si había asignado varios proveedores a una misma misión, Biloki reasigna automáticamente la misión al otro proveedor, si está disponible.

¿Qué ocurre con las misiones si se cancela una reserva?

Cuando se cancela una reserva, sea cual sea la plataforma (Airbnb, Booking.com o reserva directa), todas las misiones vinculadas a esa reserva se cancelan automáticamente. No tiene que hacer nada.

El proveedor o empleado afectado se entera de dos formas: recibe un correo electrónico que le informa de la cancelación y la misión aparece como cancelada en su plataforma.

Ejemplo: un huésped cancela su reserva de Booking.com del 10 al 12 de octubre. La limpieza del 12 de octubre y el check-in del 10 de octubre, asignados a Julie, se cancelan automáticamente. Julie recibe un correo electrónico por cada una de estas dos misiones.