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title: Paso 5 - Configurar la mensajería unificada y automatizar sus mensajes
description: "Centralice todas sus conversaciones con huéspedes, propietarios y proveedores en la mensajería unificada de Biloki: configure sus plantillas y automatice los mensajes a los huéspedes."
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20 de octubre de 2026
# Paso 5 - Configurar la mensajería unificada y automatizar sus mensajes
## Sin necesidad de saltar entre Airbnb, Booking, WhatsApp y sus correos: todas sus conversaciones están en el mismo lugar, con el contexto del alojamiento y de la reserva a la vista.
**¿Para qué sirve?**
La mensajería unificada centraliza todas sus conversaciones en un solo lugar: huéspedes (Airbnb, Booking, directa), propietarios y proveedores. No tiene que saltar entre varias aplicaciones: responde a todo desde Biloki, con el contexto del alojamiento y de la reserva a la vista.
**¿Dónde se encuentra?**
Acceda a la pestaña Mensajería en la barra lateral de Biloki. Allí encontrará:
1. A la izquierda: la lista de todas sus conversaciones, filtrable por rol (Huésped, Propietario, Proveedor, Gestor)
2. En el centro: el hilo de la conversación en curso
3. A la derecha (haciendo clic en la “i”): el panel de contexto del alojamiento: WiFi, código de acceso, próxima misión, reserva en curso, automatizaciones de mensajes...
**Los 4 tipos de conversaciones:**
**Huéspedes:**
Las conversaciones con huéspedes se sincronizan automáticamente con las OTA (Airbnb, Booking...) y con sus reservas directas. El huésped siempre está vinculado a su alojamiento y a su reserva: ve de un vistazo sus fechas, el número de personas y la información práctica.
1. En Airbnb: recibe los mensajes de los huéspedes incluso antes de que se confirme una reserva
2. En Booking.com: los mensajes solo se sincronizan una vez confirmada una reserva
⚠️ Recibe los mensajes en cuanto sus alojamientos están conectados a Biloki. Los mensajes anteriores a la conexión no se recuperan, así que cuente con un poco de tiempo hasta tener solo conversaciones actualizadas. Si desconecta un alojamiento de una plataforma, dejará de recibir los mensajes asociados.
**Propietarios:**
Un hilo por propietario, ideal para compartir balances, solicitudes de compra y validaciones. El propietario solo ve su conversación con usted: usted es su interlocutor único.
**Proveedores:**
Un hilo por cada proveedor externo (limpieza, mantenimiento...). Si es necesario, puede crear una misión directamente desde la conversación.
**Gestores:**
Un hilo específico para intercambiar mensajes con sus empleados o socios: ideal para coordinar internamente sin mezclarlo con las demás conversaciones.
**Crear una conversación interna con varias personas:**
Haga clic en Crear una conversación, filtre por rol (Gestores, Propietarios, Proveedores), seleccione los participantes y, si lo necesita, dé un nombre a la conversación. Puede activar el modo Discusión privada para que solo sea visible para los participantes.
**¿Cómo crear y automatizar sus mensajes?**
**1. Crear una plantilla:**
Desde Mensajería, haga clic en Plantillas y después en Añadir una plantilla.
Puede partir de las plantillas propuestas por Biloki:
1. Solicitud de opinión
2. Confirmación de reserva
3. Check-out
4. Guía para huéspedes
Para crear su propia plantilla, rellene:
1. Un icono y un nombre
2. Una categoría
3. Los alojamientos vinculados: por defecto, todos sus alojamientos, pero puede limitarlo a alojamientos concretos
4. El contenido del mensaje
💡 Alojamientos vinculados: cómo funciona. Cuando utiliza una plantilla en una conversación, Biloki identifica automáticamente el alojamiento vinculado a la reserva y sustituye las variables por la información de ese alojamiento. Una plantilla vinculada a “todos los alojamientos” se adapta, por tanto, automáticamente a cada alojamiento.
Las variables disponibles:
En el contenido de su plantilla puede insertar variables dinámicas que se rellenan automáticamente al enviar. Haga clic en una variable de la lista para insertarla en su mensaje.
Variables disponibles: Nombre del alojamiento, País, Ciudad, Contraseña WiFi, Dirección, Email del huésped, Nombre del WiFi, Descripción del alojamiento, Fecha de salida, Número de adultos, Check-in desde, Check-in hasta, Tipo de alojamiento, Capacidad, Nombre de pila del huésped, Número de niños, Fecha de llegada, Enlace de la guía para huéspedes, Check-out antes de, Código postal, Teléfono del huésped, Nombre del huésped, Cerraduras conectadas.
⚠️ Si una variable no corresponde a ningún dato introducido en el alojamiento o en la reserva, aparecerá tal cual en el mensaje (por ejemplo, en lugar del código real). Compruebe que toda la información esté completa en la ficha del alojamiento antes de usar sus plantillas.
NOTA: Las plantillas de mensajes que configura también sirven para las respuestas rápidas en sus conversaciones. Por ejemplo, si un huésped le vuelve a pedir el enlace de la guía para huéspedes y tiene una plantilla configurada y vinculada al alojamiento, solo tiene que hacer clic en la conversación en el botón con el icono de mensaje y seleccionar el mensaje. Si no hay ninguna plantilla disponible, hay que crear una o vincular estas plantillas a los alojamientos.
**Enviar la guía para huéspedes a través de la mensajería:**
En cada nueva reserva, Biloki genera automáticamente una interfaz de huésped específica (la que ha configurado), personalizada con la información del alojamiento y de la reserva correspondiente.
Para transmitir esta guía a su huésped, inserte la variable “Enlace de la guía para huéspedes” en su plantilla. Biloki enviará automáticamente el enlace a la interfaz correcta, con la información correcta de la reserva y del alojamiento, sin ninguna acción por su parte.
Es la única forma de compartir la guía para huéspedes con sus huéspedes desde Biloki.
💡 Biloki ya ofrece una plantilla “Guía para huéspedes” lista para usar, que puede utilizar tal cual o personalizar. Para que el enlace funcione correctamente, la guía para huéspedes del alojamiento debe estar completada previamente en cada ficha de alojamiento.
**2. Configurar envíos automáticos:**
Los envíos automáticos permiten asociar una plantilla a un disparador, para que se envíe sin intervención por su parte en el momento adecuado.
Desde Mensajería, haga clic en el icono de engranaje (a la izquierda del botón +) → Envíos automáticos → Añadir una regla → Envíos automáticos → Añadir una regla
Para configurar una regla:
1. Evento: elija el disparador: Check-in, Check-out, Reserva confirmada
2. Retraso: defina cuándo enviar el mensaje con respecto al evento:
1. Cantidad: el valor numérico (por ejemplo, 1, 2, 24...)
2. Unidad: Minutos / Horas / Días / Semanas
3. Cuándo: Antes / Después
3. Plantilla de mensaje: seleccione la plantilla que se enviará
4. Alojamientos vinculados: defina los alojamientos afectados por esta regla
5. Haga clic en Crear la regla
Ejemplo concreto: enviar la guía para huéspedes la víspera de la llegada:
| Campo | Valor |
| --- | --- |
| Evento | Check-in |
| Cantidad | 1 |
| Unidad | Días |
| Cuándo | Antes |
| Plantilla | Guía para huéspedes |
| Alojamientos | Todos los alojamientos |
⚠️ Reserva de última hora: si una reserva se crea después del momento teórico de envío (por ejemplo, una regla “1 día antes del check-in”, pero la reserva se hace el mismo día de la llegada), el mensaje no se pierde: se envía de inmediato, en cuanto se crea la reserva. En consecuencia, si hay varias reglas configuradas (guía para huéspedes, confirmación, etc.), todos los mensajes correspondientes salen el mismo día, uno detrás de otro.
⚠️ Si tiene mensajes automáticos configurados en Airbnb o Booking.com, recuerde desactivarlos para evitar que sus huéspedes reciban los mismos mensajes por duplicado.
FAQ :
**¿Qué ocurre en una reserva de última hora?**
R: Todos los mensajes relacionados con el alojamiento se envían al mismo tiempo, en cuanto se confirma la reserva. El mensaje de bienvenida, las instrucciones de acceso y la guía del viajero se envían juntos, en lugar de espaciarse según el calendario habitual.
**Ejemplo:** un viajero reserva un jueves a las 18:00 para llegar esa misma noche. Recibe todos los mensajes en el minuto siguiente a la reserva.
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