Comment automatiser vos missions et comment le prestataire les reçoit sur Biloki ?

Comment automatiser vos missions et comment le prestataire les reçoit

Configurez une seule fois vos missions récurrentes par logement - Biloki s'occupe du reste à chaque nouvelle réservation, de l'envoi automatique au rapport de mission.

Dès qu'une réservation tombe sur Biloki (Airbnb, Booking ou réservation directe), si vous avez configuré l'automatisation des missions pour ce logement et assigné un prestataire, la mission est créée et envoyée automatiquement - sans aucune action de votre part.

Étape 1 - Ajouter votre prestataire/salariés dans l'onglet Équipes

Avant de pouvoir automatiser une mission, votre prestataire doit être ajouté dans Biloki :

Allez dans Équipes depuis le menu principal
Cliquez sur + Ajouter un membre
Saisissez son adresse email et sélectionnez Prestataire indépendant ou Salarié

Une fois ajouté, Biloki crée automatiquement une interface dédiée à laquelle il se connecte pour gérer ses missions :

Interface prestataire (verte) pour les prestataires indépendants
Interface gestionnaire (bleue) pour les salariés

Étape 2 - Configurer l'automatisation des missions

Allez dans Hébergements → ouvrez la fiche du logement
Cliquez sur Missions
Pour chaque type de mission (ménage, check-in, check-out, blanchisserie...) renseignez :
- La description générale de la mission
- La checklist détaillée des tâches
- Les photos et vidéos associées
Assignez le prestataire responsable de cette mission
Activez le bouton Automatisation

Une fois configuré, à chaque nouvelle réservation sur ce logement, la mission est générée automatiquement avec le bon prestataire, la bonne checklist et les bonnes consignes.

Étape 3 - Le prestataire/salarié reçoit et accepte la mission

Dès qu'une mission lui est assignée, le prestataire reçoit un email de notification à l'adresse renseignée par la conciergerie. Il peut alors :

Accepter ou refuser la mission directement depuis l'email
Se connecter à son interface prestataire pour voir l'ensemble de ses missions

Sur son interface, il clique sur Mes missions et retrouve son calendrier avec toutes les missions à venir et passées.

Étape 4 - Ce que le prestataire/salarié voit sur sa mission

En cliquant sur une mission, le prestataire dispose de toutes les informations dont il a besoin pour intervenir sans avoir à vous contacter :

Informations générales

Date et heure de la mission
Type de mission (ménage, check-in, check-out...)
Statut de la mission
Nom de l'hébergement et adresse complète

Accès au logement

Les codes d'accès étape par étape (code immeuble, digicode, boîte à clés...)
Une note explicative pour chaque accès
Le réseau WiFi et le mot de passe

Réservation liée

Nom du voyageur
Nombre de voyageurs
Date et heure d'arrivée
Date et heure de départ

💡 Le prestataire a accès uniquement aux informations nécessaires à sa mission - il ne voit jamais les données confidentielles de votre conciergerie ni les autres réservations.

Étape 5 - Le prestataire/salarié effectue et valide la mission

Le prestataire clique sur la mission concernée dans Mes missions
Il clique sur Commencer la mission - la conciergerie est notifiée que le prestataire est entré dans le logement
Il complète la checklist préparée par la conciergerie - pour chaque étape, il peut ajouter une photo pour valider que le travail a été effectué
Si un problème est constaté, il coche Problème signalé et renseigne un commentaire explicatif
Il clique sur Valider la mission - la conciergerie reçoit automatiquement un email l'informant que le rapport de mission est disponible

Étape 6 - La conciergerie consulte le rapport de mission

Allez dans Planning de missions depuis le menu principal
Retrouvez toutes les missions effectuées avec leur récapitulatif et les photos horodatées
Si un problème a été signalé, la colonne Problème signalé affiche Oui sur la ligne concernée
Cliquez sur la mission pour voir le commentaire du prestataire et les détails du problème

💡 Les photos du rapport de mission sont horodatées - elles constituent une preuve en cas de litige avec un voyageur ou un propriétaire.

FAQ :

Le prestataire/salarié reçoit-il automatiquement ses missions sans que j'aie à les créer manuellement ?

Oui, à condition d'avoir configuré l'automatisation des missions dans l'onglet Missions du logement et d'avoir assigné le prestataire concerné. Une fois en place, chaque nouvelle réservation génère automatiquement les missions correspondantes.

Que se passe-t-il si le prestataire/salarié refuse la mission ?

Vous en êtes notifié et pouvez réassigner la mission à un autre prestataire depuis l'onglet Planning de missions ou dans "réservation", vous cliquez sur la réservation, ensuite sur "affecter un prestataire" et réaffecter à un autre prestataire/salarié.