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title: Comment automatiser vos missions et comment le prestataire les reçoit sur Biloki ?
description: Automatisez vos missions de ménage, check-in et check-out sur Biloki et découvrez comment votre prestataire reçoit, accepte et valide ses interventions depuis son interface dédiée.
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7 octobre 2026
# Comment automatiser vos missions et comment le prestataire les reçoit sur Biloki ?
## Configurez une seule fois vos missions récurrentes par logement - Biloki s'occupe du reste à chaque nouvelle réservation, de l'envoi automatique au rapport de mission.
**Comment automatiser vos missions et comment le prestataire les reçoit**
*Configurez une seule fois vos missions récurrentes par logement - Biloki s'occupe du reste à chaque nouvelle réservation, de l'envoi automatique au rapport de mission.*
Dès qu'une réservation tombe sur Biloki (Airbnb, Booking ou réservation directe), si vous avez configuré l'automatisation des missions pour ce logement et assigné un prestataire, la mission est créée et envoyée automatiquement - sans aucune action de votre part.
**Étape 1 - Ajouter votre prestataire/salariés dans l'onglet Équipes**
Avant de pouvoir automatiser une mission, votre prestataire doit être ajouté dans Biloki :
- Allez dans **Équipes** depuis le menu principal
- Cliquez sur **+ Ajouter un membre**
- Saisissez son adresse email et sélectionnez **Prestataire indépendant** ou **Salarié**
Une fois ajouté, Biloki crée automatiquement une interface dédiée à laquelle il se connecte pour gérer ses missions :
- **Interface prestataire** (verte) pour les prestataires indépendants
- **Interface gestionnaire** (bleue) pour les salariés
Étape 2 - Configurer l'automatisation des missions
- Allez dans Hébergements → ouvrez la fiche du logement
- Cliquez sur Missions
- Pour chaque type de mission (ménage, check-in, check-out, blanchisserie...) renseignez :
- La description générale de la mission
- La checklist détaillée des tâches
- Les photos et vidéos associées
- Assignez le ou les prestataires responsables de cette mission
- Activez le bouton Automatisation
💡 Vous pouvez assigner plusieurs prestataires à une même mission. Dans ce cas, c'est le premier qui accepte la mission qui la réalise. Si l'un des prestataires assignés a déjà une autre mission sur ce créneau, Biloki ne lui propose pas cette mission et l'envoie uniquement au(x) prestataire(s) disponible(s). Si vous n'avez assigné qu'un seul prestataire et qu'il n'est pas disponible (car déjà occupé sur une autre mission), la mission reste au statut "À planifier" et vous recevez un e-mail vous informant qu'elle n'a pas pu être affectée.
💡 Vous pouvez à tout moment modifier une mission déjà créée pour y ajouter des éléments supplémentaires (consignes, tâches, photos...). Le prestataire est informé de la modification et retrouve les éléments mis à jour directement dans le cahier des charges de sa mission.
Une fois configuré, à chaque nouvelle réservation sur ce logement, la mission est générée automatiquement avec le bon prestataire, la bonne checklist et les bonnes consignes.
**Étape 3 - Le prestataire/salarié reçoit et accepte la mission**
Dès qu'une mission lui est assignée, le prestataire reçoit un **email de notification** à l'adresse renseignée par la conciergerie. Il peut alors :
- Accepter ou refuser la mission directement depuis l'email
- Se connecter à son **interface prestataire** pour voir l'ensemble de ses missions
Sur son interface, il clique sur **Mes missions** et retrouve son calendrier avec toutes les missions à venir et passées.
**Étape 4 - Ce que le prestataire/salarié voit sur sa mission**
En cliquant sur une mission, le prestataire dispose de toutes les informations dont il a besoin pour intervenir sans avoir à vous contacter :
*Informations générales*
- Date et heure de la mission
- Type de mission (ménage, check-in, check-out...)
- Statut de la mission
- Nom de l'hébergement et adresse complète
*Accès au logement*
- Les codes d'accès étape par étape (code immeuble, digicode, boîte à clés...)
- Une note explicative pour chaque accès
- Le réseau WiFi et le mot de passe
💡 Si une serrure connectée est liée au logement, le code d'accès est généré automatiquement et reste visible sur la mission du prestataire pendant toute la durée de celle-ci.
*Réservation liée*
- Nom du voyageur
- Nombre de voyageurs
- Date et heure d'arrivée
- Date et heure de départ
> 💡 Le prestataire a accès uniquement aux informations nécessaires à sa mission - il ne voit jamais les données confidentielles de votre conciergerie ni les autres réservations.
**Étape 5 - Le prestataire/salarié effectue et valide la mission**
1. Le prestataire clique sur la mission concernée dans **Mes missions**
2. Il clique sur **Commencer la mission** - la conciergerie est notifiée que le prestataire est entré dans le logement
3. Il complète la **checklist** préparée par la conciergerie - pour chaque étape, il peut ajouter une photo pour valider que le travail a été effectué
4. Si un problème est constaté, il coche **Problème signalé** et renseigne un commentaire explicatif
5. Il clique sur **Valider la mission** - la conciergerie reçoit automatiquement un email l'informant que le rapport de mission est disponible
**Étape 6 - La conciergerie consulte le rapport de mission**
- Allez dans **Planning de missions** depuis le menu principal
- Retrouvez toutes les missions effectuées avec leur récapitulatif et les photos horodatées
- Si un problème a été signalé, la colonne **Problème signalé** affiche **Oui** sur la ligne concernée
- Cliquez sur la mission pour voir le commentaire du prestataire et les détails du problème
> 💡 Les photos du rapport de mission sont horodatées - elles constituent une preuve en cas de litige avec un voyageur ou un propriétaire.
**FAQ :**
**Le prestataire/salarié reçoit-il automatiquement ses missions sans que j'aie à les créer manuellement ?**
Oui, à condition d'avoir configuré l'automatisation des missions dans l'onglet **Missions** du logement et d'avoir assigné le prestataire concerné. Une fois en place, chaque nouvelle réservation génère automatiquement les missions correspondantes.
**Que se passe-t-il si le prestataire/salarié refuse la mission ?**
Vous en êtes notifié et pouvez réassigner la mission à un autre prestataire depuis l'onglet Planning de missions ou dans "réservation", vous cliquez sur la réservation, ensuite sur "affecter un prestataire" et réaffecter à un autre prestataire/salarié et si vous aviez affecté plusieurs prestataires sur une même mission, alors Biloki s'occupe automatiquement de réaffecter la mission à l'autre prestataire s'il est disponible.
**3. Que se passe-t-il pour les missions si une réservation est annulée ?**
Quand une réservation est annulée, quelle que soit la plateforme (Airbnb, Booking, réservation directe...), toutes les missions liées à cette réservation sont automatiquement annulées. Vous n'avez rien à faire.
Le prestataire ou le salarié concerné est prévenu de deux façons :
- il reçoit un email l'informant de l'annulation ;
- la mission apparaît comme annulée sur sa plateforme.
**Exemple :** un voyageur annule sa réservation Booking du 10 au 12 octobre. Le ménage du 12 octobre et le check-in du 10 octobre, assignés à Julie, sont annulés automatique
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