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title: La fiche de police - Formulaire obligatoire pour les voyageurs hors zone UE
description: Activez la fiche de police dans Biloki pour collecter automatiquement les informations des voyageurs hors UE et respecter vos obligations légales de conservation des données.
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5 octobre 2026
# La fiche de police - Formulaire obligatoire pour les voyageurs hors zone UE
## Légalement obligatoire pour les voyageurs étrangers hors zone UE, la fiche de police se remplit directement depuis le guide voyageur Biloki et est conservée automatiquement dans votre espace pendant 6 mois.
### Pourquoi la fiche de police est obligatoire
Pour tout voyageur étranger hors zone UE séjournant dans votre logement, vous êtes légalement tenu de collecter et conserver ses informations personnelles pendant 6 mois après le séjour, en cas de demande des autorités.
Biloki intègre ce formulaire directement dans le guide voyageur - vous n'avez rien à créer ni à configurer manuellement au niveau technique, seulement à l'activer et à choisir vos champs.
### Comment activer la fiche de police sur Biloki
1. Cliquez sur **Hébergements** dans le menu principal
2. Ouvrez la fiche du logement concerné
3. Cliquez sur **Guide voyageur** en haut de la fiche
4. Faites défiler jusqu'en bas du guide voyageur - le bloc **Fiche de police** s'y trouve déjà
5. Activez le toggle **Activer la fiche de police**
6. Configurez les champs que le voyageur devra remplir (voir ci-dessous)
7. Répétez l'opération pour les autres hébergements si vous le souhaitez
### Configurer les champs de la fiche de police
Pour chaque champ, vous définissez :
- Un **libellé** et, si besoin, une **aide affichée au voyageur** (optionnelle)
- Un **type de champ** : Texte court, Nombre, Date, Case à cocher, Choix unique (boutons radio ou liste déroulante), Texte long, Fichier/document, Email, Téléphone, Lien/URL, Choix multiple
- Une **portée** : à qui le champ s'adresse - Tous les voyageurs, Tous les adultes, Enfants uniquement, ou Voyageur principal uniquement
- Le statut **Obligatoire** (ON/OFF)
- Le **statut** du champ (actif/inactif)
Vous pouvez ajouter autant de champs personnalisés que nécessaire via **Ajouter un champ personnalisé**.
💡 Si vous avez déjà configuré une fiche de police sur un autre hébergement, inutile de tout recréer manuellement : depuis l'onglet Guide voyageur du logement source, cliquez sur **Dupliquer ce guide**, cochez uniquement **Fiche de police** dans la liste des éléments à dupliquer, puis sélectionnez les logements de destination. Pratique si vous gérez plusieurs hébergements avec les mêmes exigences.
### Quand la faire remplir
La loi indique que la fiche doit être remplie "dès l'arrivée" du voyageur. En pratique, vous avez deux approches possibles :
- **Au moment du check-in** : en incluant le lien du guide voyageur dans votre message de bienvenue envoyé à l'arrivée
- **En amont du séjour** (ex. 2-3 jours avant, via un envoi automatique) : le voyageur remplit sa fiche avant même d'arriver, ce qui simplifie le check-in
Les deux fonctionnent - l'essentiel est que la fiche soit remplie et à jour au moment du séjour. Si vous choisissez l'envoi anticipé, gardez en tête que la fiche devra être vérifiée ou remise à jour en cas de changement de réservation (dates, voyageurs) : la fiche de police est rattachée au guide voyageur d'une réservation donnée, donc si la réservation est recréée (par exemple après une annulation-réédition), une nouvelle fiche de police vierge sera générée dans le nouveau guide voyageur, et le voyageur devra la remplir à nouveau.
⚠️ Si la fiche de police est configurée comme **Obligatoire** de votre part, le voyageur ne pourra pas accéder à son guide voyageur tant qu'il ne l'aura pas remplie - qu'il y accède au check-in ou plusieurs jours avant son arrivée.
⚠️ L'activation n'est pas rétroactive : les réservations déjà existantes au moment de l'activation ne sont pas concernées. Seules les réservations créées après l'activation de la fiche de police en tiendront compte.
💡 **Conformité RGPD** - vous choisissez librement les champs demandés, leur libellé et leur caractère obligatoire. Ne collectez que les données strictement nécessaires.
### Quelles informations collecter pour être conforme
C'est à vous de créer les champs correspondants. Voici la configuration recommandée pour respecter le modèle officiel (article R. 611-42 du code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile).
💡 **Quelle portée choisir ?** Vous pouvez restreindre chaque champ à une population précise parmi les 4 portées disponibles : Tous les voyageurs, Tous les adultes, Enfants uniquement, ou Voyageur principal uniquement. Pour les champs du voyageur principal, nous recommandons **Tous les adultes** plutôt que Voyageur principal uniquement : la loi impose de collecter les informations de chaque voyageur étranger hors UE présent dans le logement, pas seulement de la personne qui a réservé. Si vous ne demandez qu'au voyageur principal, vous risquez de ne pas être conforme dès qu'une réservation compte plusieurs adultes non-UE.
**Voyageur principal (portée recommandée : Tous les adultes)**
| Libellé du champ | Type | Obligatoire | Aide affichée au voyageur (optionnel) |
| --- | --- | --- | --- |
| Nom | Texte court | Oui | Votre nom de famille, tel qu'il apparaît sur votre pièce d'identité |
| Prénoms | Texte court | Oui | Vos prénoms, tels qu'ils apparaissent sur votre pièce d'identité |
| Date de naissance | Date | Oui | - |
| Lieu de naissance | Texte court | Oui | Ville et pays de naissance |
| Nationalité | Texte court | Oui | - |
| Domicile habituel (adresse complète) | Texte long | Oui | Votre adresse de résidence habituelle (rue, ville, code postal, pays) |
| Numéro de téléphone mobile | Téléphone | Oui | - |
| Adresse email | Email | Oui | - |
💡 Date d'arrivée et date de départ prévue figurent sur le modèle officiel, mais Biloki dispose déjà de ces informations via la réservation - inutile de recréer ces champs, sauf si vous souhaitez les faire confirmer explicitement par le voyageur.
**Enfants de moins de 15 ans accompagnant le voyageur (portée recommandée : Enfants uniquement)**
| Libellé du champ | Type | Obligatoire | Aide affichée au voyageur (optionnel) |
| --- | --- | --- | --- |
| Nom | Texte court | Oui | Nom de famille de l'enfant |
| Prénoms | Texte court | Oui | Prénoms de l'enfant |
| Date de naissance | Date | Oui | - |
| Lieu de naissance | Texte court | Oui | Ville et pays de naissance de l'enfant |
| Nationalité | Texte court | Oui | - |
| Domicile habituel | Texte long | Oui | Adresse de résidence habituelle de l'enfant |
### Comment récupérer la fiche remplie
Une fois que le voyageur a rempli sa fiche de police, retrouvez-la dans :
**Réservations → Récap de réservation** (situé en haut du calendrier) → une ligne "fiche de police" affiche Oui/Non selon qu'elle est remplie ou non par le voyageur. Vous pouvez la consulter en cliquant sur la réservation, la fiche de police apparaît en pièce jointe en bas de page.
### Le voyageur peut modifier sa fiche après l'avoir remplie
Si le voyageur s'est trompé (erreur de saisie, mauvais nombre de personnes) ou qu'un voyageur supplémentaire doit être ajouté après coup, il peut retourner sur son guide voyageur à tout moment pour modifier les informations déjà renseignées ou ajouter les personnes manquantes.
💡 Aucune action n'est nécessaire de votre côté - le voyageur gère lui-même la mise à jour de sa fiche depuis son guide voyageur.
### Bonnes pratiques
⚠️ C'est à vous d'identifier les voyageurs hors zone UE et de les inviter à remplir ce formulaire - Biloki ne le fait pas automatiquement.
💡 Ajoutez un rappel dans votre template de message de bienvenue pour les voyageurs étrangers afin de ne jamais oublier cette étape.
**FAQ :**
**Mon voyageur n'a pas besoin de remplir la fiche de police, comment la désactiver pour sa réservation précisement ?**
Si la fiche de police est activée sur votre logement, vous pouvez la désactiver pour une réservation précise, sans toucher aux autres :
1. Cliquez sur **Réservations**, puis sur l'onglet **Récapitulatif**
2. Repérez la réservation concernée
3. Dans la colonne **Fiche de police**, cliquez sur le statut **En attente** pour le passer en **Non requise.**
Le voyageur n'aura pas à remplir la fiche de police pour ce séjour. Si vous vous êtes trompé, cliquez à nouveau sur le statut pour repasser en **En attente**.
*Exemple : la fiche de police est activée sur votre logement. Julie Martin, de nationalité française, réserve un week-end. Dans le Récapitulatif, vous cliquez sur « En attente » sur sa ligne pour passer en « Non requise » : elle accède directement à son guide voyageur, et la fiche reste demandée pour les autres réservations du logement.*
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