Comment créer ses équipes dans Biloki ?

Biloki vous permet de constituer votre équipe et de contrôler précisément ce que chaque membre peut voir et faire dans l'application. Que ce soit un salarié qui gère les réservations au quotidien ou un prestataire de ménage qui reçoit ses missions, chacun dispose d'un accès adapté à son rôle - sans jamais avoir accès à plus que nécessaire.

L'onglet Équipes : 

Rendez-vous dans l'onglet Équipes depuis le menu principal. Vous y retrouvez deux catégories :

• Salariés - les membres internes de votre conciergerie
• Externes - vos prestataires indépendants

Les deux types de membres :

1. Les salariés :

Un salarié a accès à la même interface bleue que vous (interface gestionnaire). Vous définissez précisément ce qu'il peut voir et faire via la gestion des permissions.

2. Les prestataires externes :

Un prestataire externe n'a pas accès à l'interface gestionnaire et ne voit jamais les données confidentielles de votre conciergerie (réservations, statistiques, informations clients...). Il dispose d'une interface verte dédiée pour recevoir ses missions, les accepter ou les refuser, remplir le cahier des charges et valider ses interventions.

⚠️ La gestion des permissions ne s'applique qu'aux salariés. Les prestataires externes ont un accès fixe et limité à leur interface dédiée - vous ne pouvez pas leur accorder de droits supplémentaires.

Comment ajouter un membre :

Cliquez sur + Ajouter un membre, saisissez l'email de la personne et cliquez sur Rechercher.

• Si la personne a déjà un compte Biloki, son profil apparaît automatiquement
• Si elle n'en a pas, un compte sera créé automatiquement - renseignez alors son prénom, nom et fonction

Choisissez ensuite le type :

• Salarié de mon équipe - accès à l'interface gestionnaire
• Prestataire indépendant - accès à l'interface prestataire

La fiche d'un membre :

En cliquant sur un membre, vous accédez à sa fiche avec :

• Son nom, email, statut et date d'ajout
• Ses missions assignées (pour les salariés)
• Les boutons Supprimer de l'équipe, Gestion des permissions, Droits des hébergements et Modifier

Comment gérer les permissions d'un salarié :

Cliquez sur Gestion des permissions depuis la fiche du membre. Vous pouvez activer ou désactiver l'accès à chaque module, et pour chaque module définir des droits fins (voir, créer, modifier, supprimer) :

• Hébergements - général, pièces, équipements, couchages, accès, wifi, services, procédures, inventaires, maintenances, délégations, channels, contacts
• Réservations - voir, créer, modifier, supprimer
• Interventions - base + rapports
• Messages - voir, envoyer, modifier, supprimer
• Équipe - voir uniquement (ne peut pas créer/modifier/supprimer)
• Organisations
• Missions - voir, créer, modifier, supprimer
• Statistiques - voir
• Support
• Abonnements
• Templates & Messages rapides - voir, créer, modifier, supprimer

Cliquez sur Enregistrer pour valider.

⚠️ Ces permissions ne s'appliquent qu'aux salariés - les prestataires externes ont un accès fixe à leur interface dédiée.

Gérer les droits sur les hébergements

Cliquez sur Droits des hébergements depuis la fiche du membre. Vous pouvez sélectionner les logements auxquels ce membre a accès - idéal si vous avez plusieurs salariés en charge de portefeuilles différents.

Utilisez Tout sélectionner ou Tout désélectionner pour aller plus vite, ou cochez les logements un par un.

💡 Un salarié ne verra dans Biloki que les logements pour lesquels vous lui avez accordé l'accès. C'est très utile pour cloisonner les informations entre plusieurs collaborateurs et éviter qu'un salarié accède à des logements qui ne le concernent pas.