Comment créer une politique de réservation pour mes réservations directes ?

Une politique de réservation regroupe, en un seul endroit, les règles de paiement, d'annulation et de caution que vous souhaitez appliquer à un logement - pour vos réservations directes (celles que vous créez vous-même dans Biloki, comme celles reçues depuis votre site internet). Une fois créée, une politique se réutilise sur autant de logements que vous le souhaitez, sans avoir à ressaisir ces conditions à chaque réservation.

⚠️ Ces politiques ne concernent que vos réservations directes pas celles d'Airbnb, Booking et autres. Les règles de paiement et d'annulation de vos réservations Airbnb ou Booking.com sont différentes et se gèrent séparément (voir les articles dédiés à ces canaux) — ne les confondez pas avec ces politiques.

Pour encaisser les paiements liés à ces politiques, votre conciergerie doit disposer d'un compte Stripe connecté à Biloki. Si votre conciergerie n'est pas titulaire de la carte professionnelle carte G, elle n'a pas le droit d'encaisser elle-même ces paiements — c'est alors le compte Stripe du propriétaire du logement qui doit être renseigné.

Voici les étapes pour créer vos politiques de réservations directes : 

Cliquez sur Paramètres, puis sur Politiques de réservation.

Vous arrivez sur la liste de vos politiques existantes. Cliquez sur Ajouter une politique en haut à droite pour en créer une nouvelle.

💡 Pour modifier une politique existante, cliquez directement dessus dans la liste — la fenêtre s'ouvre alors en mode Modifier [nom de la politique].

Donnez d'abord un nom interne à votre politique (ex. « Long séjour - 3x sans frais »). Ce nom n'est jamais visible par le voyageur — seul le détail des règles ci-dessous lui est présenté.

1. Échéancier de paiement

Choisissez le nombre de paiements : 1, 2 ou 3.

1. 1 paiement : le voyageur règle 100 % du montant au moment de la réservation. Rien d'autre à configurer. Exemple : pour une réservation de 900 €, le voyageur paie 900 € à la réservation.
2. 2 paiements : renseignez le montant du premier paiement (en % du montant de la réservation ou en montant forfaitaire), encaissé au moment de la réservation. Le solde restant se calcule automatiquement, et vous choisissez quand il est demandé — un nombre de jours avant l'arrivée, après l'arrivée, avant le départ, ou sans le programmer. Exemple : 30 % à la réservation, solde des 70 % restants demandé 7 jours avant l'arrivée — pour une réservation de 900 €, cela fait 270 € à la réservation puis 630 € avant l'arrivée.
3. 3 paiements : le premier paiement reste en pourcentage, encaissé au moment de la réservation. Le deuxième paiement, également en pourcentage, se programme librement (jours avant l'arrivée, après l'arrivée, avant le départ, ou sans le programmer). Le solde restant est demandé selon les mêmes options. Exemple : 20 % à la réservation, 30 % à 30 jours avant l'arrivée, puis le solde de 50 % à 7 jours avant l'arrivée — pour une réservation de 1 000 €, cela fait 200 € à la réservation, 300 € à 30 jours avant l'arrivée, et 500 € à 7 jours avant l'arrivée.

⚠️ Au-delà de 2 paiements, le montant forfaitaire n'est plus disponible — seul le pourcentage du montant de la réservation reste proposé.

Un aperçu se met à jour automatiquement sous le formulaire pour résumer l'échéancier configuré (ex. « Échéance 1 : 30 % au moment de la réservation. Échéance 2 : 70 % à 7 jours avant l'arrivée. »).

2. Politique d'annulation

Choisissez l'une des trois options :

1. Non remboursable : aucun remboursement n'est proposé au voyageur, quel que soit le délai d'annulation. Exemple : le voyageur annule 60 jours avant l'arrivée — les sommes déjà versées ne lui sont pas remboursées.
2. Entièrement remboursable : le voyageur est intégralement remboursé, quel que soit le délai d'annulation. Exemple : le voyageur annule la veille de son arrivée — il est remboursé à 100 % des sommes déjà versées.
3. Partiellement remboursable : cliquez sur + Ajouter un palier — une fenêtre s'ouvre pour définir un remboursement (en % des prépaiements ou en montant forfaitaire) selon le délai d'annulation (« si annulé au moins [N] jours avant l'arrivée »). Répétez l'opération pour construire plusieurs paliers. Exemple : remboursement à 100 % si annulation au moins 30 jours avant l'arrivée, à 50 % si annulation au moins 7 jours avant l'arrivée, 0 % en deçà.

3. Caution

Activez le toggle Caution requise si vous souhaitez demander une caution sur cette politique, puis choisissez entre gestion manuelle et préautorisation carte bancaire.

💡 Le fonctionnement détaillé de la caution (gestion manuelle vs préautorisation carte bancaire) est couvert dans un article dédié.

4. Expiration du devis

Renseignez la durée de validité du devis à compter de son envoi (entre 1 heure et 30 jours). Passé ce délai, le devis expire automatiquement et les dates sont libérées dans le calendrier.

Cliquez enfin sur Enregistrer pour créer la politique. Elle apparaît désormais dans la liste et peut être attribuée à un ou plusieurs logements.

⚠️ Modifier une politique existante s'applique immédiatement à tous les logements auxquels elle est attribuée. Cette modification n'est cependant jamais rétroactive : les réservations déjà créées conservent les règles telles qu'elles étaient au moment de leur création — seules les nouvelles réservations appliquent les règles mises à jour.

Attribuer la politique à un hébergement : 

Une politique de réservation ne s'applique à un logement qu'une fois qu'elle lui a été attribuée. Un logement n'a qu'une seule politique active à la fois.

Cliquez sur Hébergements, puis sur la fiche du logement concerné, puis sur Politiques dans le menu latéral (en dessous de Paramètres de réservation).

Vous voyez la politique actuellement attribuée à ce logement (celle par défaut), avec un résumé de ses règles (paiement, annulation, caution). Cliquez sur les trois points ⋮ en haut à droite de la carte, puis choisissez :

• Modifier pour ouvrir directement la politique actuellement attribuée et en changer les règles.
• Attribuer une politique pour en choisir une autre.

En cliquant sur Attribuer une politique, un panneau s'ouvre à droite avec la liste de toutes vos politiques existantes, chacune avec son résumé. Sélectionnez celle que vous souhaitez appliquer, ou cliquez sur Nouvelle politique pour en créer une à la volée. Sinon cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix — il s'applique immédiatement à ce logement.