Comment suivre et gérer une réservation directe ?

L'onglet Suivi des réservations centralise toutes vos réservations directes une fois créées — que ce soit une réservation que vous avez créée vous-même dans Biloki, ou une réservation reçue via votre site internet. C'est le seul endroit où l'on agit sur une réservation directe : l'onglet Récapitulatif reste consultable, mais n'y est plus modifiable.

Cliquez sur une réservation dans la liste de gauche pour ouvrir sa fiche à droite.

Envoyer le devis

Tant que le devis n'a pas été envoyé, une notice Devis prêt à être envoyé s'affiche en haut de la fiche. Cliquez sur Envoyer le devis : cela déclenche l'envoi d'un e-mail au voyageur avec le détail de la réservation et un lien de confirmation, fait passer l'état du devis à En attente de l'invité, et bloque les dates dans le calendrier pendant toute la durée de validité du devis (définie dans la politique appliquée). Si le voyageur ne valide pas avant l'expiration, le devis passe automatiquement à Expiré et les dates sont libérées.

Si le voyageur valide le lien, l'état passe automatiquement à Accepté et la réservation passe au statut Réservée — cela déclenche la première demande de paiement au voyageur, selon l'échéancier défini par la politique (par exemple, l'échéance due « au moment de la réservation » lui est demandée immédiatement). Vous pouvez aussi valider manuellement en cliquant sur le sélecteur d'état du devis puis L'invité accepte — utile si le voyageur confirme par un autre canal ; cela déclenche exactement les mêmes conséquences (réservation « Réservée », premier paiement demandé). Le sélecteur propose aussi Renvoyer, si le voyageur n'a pas reçu ou retrouvé l'e-mail — un nouvel e-mail est renvoyé sans changer l'état du devis.

⚠️ Une fois le devis accepté, annuler la réservation se fait depuis ce même sélecteur, avec deux options : L'hôte annule et rembourse tous les paiements (la réservation passe en Refusée) ou L'invité annule (le remboursement suit la politique d'annulation appliquée).

Suivre les paiements

Le bloc Collecte de paiement liste chaque échéance avec sa date, son statut et son montant, et se met à jour automatiquement à mesure que le voyageur paie — chaque paiement reçu passe l'échéance concernée au statut Payée et met à jour le solde restant dû affiché sur la fiche.

À la date prévue de chaque échéance, Biloki envoie automatiquement une demande de paiement au voyageur et une notice Demande de paiement s'affiche en haut de la fiche pour vous en informer. Cliquez sur Signaler comme payé si vous avez reçu le paiement par un autre moyen (virement, espèces...) : l'échéance passe alors manuellement au statut Payée et aucune relance supplémentaire n'est envoyée au voyageur pour cette échéance. Cliquez sur Désactiver pour annuler la demande automatique : aucun rappel ne sera envoyé au voyageur pour cette échéance, qui reste affichée comme non payée jusqu'à ce que vous la signaliez manuellement.

Contacter l'invité

Dans suivi de réservation, cliquer sur la réservation en question puis dans le bloc Invité, cliquez sur l'icône crayon pour modifier ses coordonnées : la mise à jour s'applique immédiatement à toutes les communications à venir avec ce voyageur (guide voyageur, e-mails, contrat de location). Cliquez sur l'icône WhatsApp à côté de son numéro de téléphone pour lui écrire directement - cela ouvre une conversation WhatsApp avec ce numéro, en dehors de Biloki.

Suivre la fiche de police et le contrat de location

Si la fiche de police est configurée comme obligatoire sur le logement, elle apparaît en premier dans le guide voyageur et doit être remplie par le voyageur avant qu'il puisse accéder au reste du guide. Son statut passe automatiquement à Reçue une fois complétée par le voyageur - ce bloc sert uniquement à consulter l'information, aucune action n'y est possible depuis Biloki.

Le bloc Contrat de location affiche si le contrat envoyé au voyageur a été signé ou non - ce bloc est également en lecture seule. Le lien de signature n'est pas envoyé dans un e-mail séparé : il fait partie de l'e-mail de confirmation de réservation déjà reçu par le voyageur, qui le renvoie vers son guide voyageur pour consulter et signer le contrat, dans la page d'accueil du guide voyageur (voir l'article Comment configurer et faire signer le contrat de location d'une réservation directe ? pour la configuration du contrat).

⚠️ Dès que le contrat de location est signé par le voyageur, la réservation est verrouillée : dates, montant et coordonnées de l'invité ne sont plus modifiables. Pour changer quoi que ce soit après signature, il faut annuler la réservation et en créer une nouvelle.