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title: Passo 5 - Configurar a mensagem unificada e automatizar as suas mensagens
description: Centralize todas as suas conversas com hóspedes, proprietários e prestadores na mensagem unificada do Biloki - configure os seus modelos e automatize as mensagens aos hóspedes.
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20 de outubro de 2026
# Passo 5 - Configurar a mensagem unificada e automatizar as suas mensagens
## Sem necessidade de saltar entre o Airbnb, o Booking, o WhatsApp e os seus e-mails - todas as conversas estão no mesmo sítio, com o contexto do alojamento e da reserva à vista.
**Para que serve?**
A mensagem unificada centraliza todas as suas conversas num só lugar: hóspedes (Airbnb, Booking, direta), proprietários e prestadores. Não precisa de andar a saltar entre várias aplicações - responde a tudo a partir do Biloki, com o contexto do alojamento e da reserva à vista.
**Onde acontece?**
Aceda ao separador Mensagens na barra lateral do Biloki. Aí encontra:
1. À esquerda - a lista de todas as suas conversas, filtrável por função (Hóspede, Proprietário, Prestador, Gestor)
2. Ao centro - o fio da conversa em curso
3. À direita (ao clicar no “i”) - o painel de contexto do alojamento: Wi-Fi, código de acesso, próxima missão, reserva em curso, automatizações de mensagens...
**Os 4 tipos de conversas:**
**Hóspedes:**
As conversas com hóspedes sincronizam-se automaticamente com as OTA (Airbnb, Booking...) e com as suas reservas diretas. O hóspede está sempre associado ao seu alojamento e à sua reserva - vê de relance as datas, o número de pessoas e as informações práticas.
1. No Airbnb - recebe as mensagens dos hóspedes mesmo antes de uma reserva ser confirmada
2. No Booking.com - as mensagens só são sincronizadas depois de a reserva ser confirmada
⚠️ Recebe as mensagens assim que os seus alojamentos estiverem ligados ao Biloki. As mensagens anteriores à ligação não são recuperadas - por isso, conte com algum tempo até ter apenas conversas atualizadas. Se desligar um alojamento de uma plataforma, deixará de receber as mensagens associadas.
**Proprietários:**
Um fio por proprietário, ideal para partilhar balanços, pedidos de compra e validações. O proprietário só vê a sua conversa consigo - a sua empresa é o seu interlocutor único.
**Prestadores:**
Um fio por prestador externo (limpeza, manutenção...). Pode criar uma missão diretamente a partir da conversa, se necessário.
**Gestores:**
Um fio dedicado para trocar mensagens com os seus colaboradores ou sócios - ideal para coordenar internamente sem misturar com as outras conversas.
**Criar uma conversa interna com várias pessoas:**
Clique em Criar uma conversa, filtre por função (Gestores, Proprietários, Prestadores), selecione os participantes e dê um nome à discussão, se necessário. Pode ativar o modo Discussão privada para que seja visível apenas para os participantes.
**Como criar e automatizar as suas mensagens?**
**1. Criar um modelo:**
A partir de Mensagens, clique em Modelos e depois em Acrescentar um modelo.
Pode partir dos modelos propostos pelo Biloki:
1. Pedido de avaliação
2. Confirmação de reserva
3. Check-out
4. Guia de hóspedes
Para criar o seu próprio modelo, preencha:
1. Um ícone e um nome
2. Uma categoria
3. Os alojamentos associados - por defeito, todos os seus alojamentos, mas pode restringir a alojamentos específicos
4. O conteúdo da mensagem
💡 Alojamentos associados - como funciona: quando utiliza um modelo numa conversa, o Biloki identifica automaticamente o alojamento ligado à reserva e substitui as variáveis pelas informações desse alojamento. Um modelo associado a “todos os alojamentos” adapta-se, portanto, automaticamente a cada alojamento.
As variáveis disponíveis:
No conteúdo do modelo, pode inserir variáveis dinâmicas que se preenchem automaticamente no envio. Clique numa variável da lista para a inserir na mensagem.
Variáveis disponíveis: Nome do alojamento, País, Cidade, Palavra-passe Wi-Fi, Morada, E-mail do hóspede, Nome do Wi-Fi, Descrição do alojamento, Data de partida, Número de adultos, Check-in a partir de, Check-in até, Tipo de alojamento, Capacidade, Primeiro nome do hóspede, Número de crianças, Data de chegada, Ligação do guia de hóspedes, Check-out antes de, Código postal, Telefone do hóspede, Nome do hóspede, Fechaduras conectadas.
⚠️ Se uma variável não corresponder a nenhum dado introduzido no alojamento ou na reserva, aparecerá em bruto na mensagem (ex.: em vez do código real). Verifique se todas as informações estão completas na ficha do alojamento antes de utilizar os seus modelos.
NOTA: Os modelos de mensagens que configura servem também para as respostas rápidas nas suas conversas. Por exemplo, se um hóspede lhe pedir novamente a ligação do guia de hóspedes e tiver um modelo configurado e associado ao alojamento, basta clicar na conversa no botão com o ícone de mensagem e selecionar a mensagem. Se não tiver nenhum modelo disponível, é preciso criar um ou associar estes modelos aos alojamentos.
**Enviar o guia de hóspedes através da mensagem:**
Em cada nova reserva, o Biloki gera automaticamente uma interface de hóspede dedicada (a que configurou), personalizada com as informações do alojamento e da reserva em causa.
Para transmitir este guia ao seu hóspede, insira a variável “Ligação do guia de hóspedes” no seu modelo. O Biloki enviará automaticamente a ligação para a interface correta, com as informações certas da reserva e do alojamento - sem qualquer ação da sua parte.
É a única forma de partilhar o guia de hóspedes com os seus hóspedes a partir do Biloki.
💡 O Biloki já propõe um modelo “Guia de hóspedes” pronto a usar, que pode utilizar tal como está ou personalizar. Para que a ligação funcione corretamente, o guia de hóspedes do alojamento deve estar concluído previamente em cada ficha de alojamento.
**2. Configurar envios automáticos:**
Os envios automáticos permitem associar um modelo a um gatilho, para que seja enviado sem intervenção da sua parte no momento certo.
A partir de Mensagens, clique no ícone de roda dentada (à esquerda do botão +) → Envios automáticos → Adicionar uma regra → Envios automáticos → Adicionar uma regra
Para configurar uma regra:
1. Evento - escolha o gatilho: Check-in, Check-out, Reserva confirmada
2. Atraso - defina quando enviar a mensagem em relação ao evento:
1. Quantidade: o valor numérico (ex.: 1, 2, 24...)
2. Unidade: Minutos / Horas / Dias / Semanas
3. Quando: Antes / Depois
3. Modelo de mensagem - selecione o modelo a enviar
4. Alojamentos associados - defina os alojamentos abrangidos por esta regra
5. Clique em Criar a regra
Exemplo concreto - enviar o guia de hóspedes na véspera da chegada:
| Campo | Valor |
| --- | --- |
| Evento | Check-in |
| Quantidade | 1 |
| Unidade | Dias |
| Quando | Antes |
| Modelo | Guia de hóspedes |
| Alojamentos | Todos os alojamentos |
⚠️ Reserva de última hora: se uma reserva for criada depois do momento teórico de envio (ex.: uma regra “1 dia antes do check-in”, mas a reserva é feita no próprio dia da chegada), a mensagem não se perde - é enviada imediatamente, assim que a reserva for criada. Consequentemente, se estiverem configuradas várias regras (guia de hóspedes, confirmação, etc.), todas as mensagens relevantes saem no mesmo dia, uma a seguir à outra.
⚠️ Se tiver mensagens automáticas configuradas no Airbnb ou no Booking.com, lembre-se de as desativar para evitar que os seus hóspedes recebam as mesmas mensagens em duplicado.
**FAQ:
O que acontece em uma reserva de última hora?**
R: Todas as mensagens relacionadas ao imóvel são enviadas ao mesmo tempo, assim que a reserva é feita. A mensagem de boas-vindas, as instruções de acesso e o guia do viajante são enviados juntos, em vez de serem espaçados de acordo com o calendário habitual.
**Exemplo:** um viajante faz a reserva numa quinta-feira às 18h para uma chegada na mesma noite. Ele recebe todas as mensagens em até um minuto após a reserva.
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