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title: A ficha de polícia - Formulário obrigatório para hóspedes fora da zona UE
description: Ative a ficha de polícia no Biloki para recolher automaticamente as informações dos hóspedes de fora da UE e cumprir as suas obrigações legais de conservação de dados.
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19 de outubro de 2026
# A ficha de polícia - Formulário obrigatório para hóspedes fora da zona UE
## Legalmente obrigatória para hóspedes estrangeiros fora da zona UE, a ficha de polícia preenche-se diretamente a partir do guia de hóspedes Biloki e fica guardada automaticamente no seu espaço durante 6 meses.
**Porque é que a ficha de polícia é obrigatória**
Para qualquer hóspede estrangeiro fora da zona UE que se hospede no seu alojamento, é legalmente obrigado a recolher e a conservar os seus dados pessoais durante 6 meses após a estadia, caso as autoridades o solicitem.
O Biloki integra este formulário diretamente no guia de hóspedes - não tem de criar nem configurar nada manualmente a nível técnico, apenas ativá-lo e escolher os seus campos.
**Como ativar a ficha de polícia no Biloki**
1. Clique em Alojamentos no menu principal
2. Abra a ficha do alojamento em causa
3. Clique em Guia de hóspedes no topo da ficha
4. Desloque-se até ao fim do guia de hóspedes - o bloco Ficha de polícia já lá está
5. Ative o botão Ativar a ficha de polícia
6. Configure os campos que o hóspede terá de preencher (ver abaixo)
7. Repita a operação para os seus outros alojamentos, se desejar
**Configurar os campos da ficha de polícia**
Para cada campo, defina:
1. Um rótulo e, se necessário, um texto de ajuda apresentado ao hóspede (opcional)
2. Um tipo de campo: Texto curto, Número, Data, Caixa de verificação, Escolha única (botões de opção ou lista pendente), Texto longo, Ficheiro/documento, E-mail, Telefone, Ligação/URL, Escolha múltipla
3. Um âmbito: a quem se destina o campo - Todos os hóspedes, Todos os adultos, Apenas crianças, ou Apenas o hóspede principal
4. O estado Obrigatório (ON/OFF)
5. O estado do campo (ativo/inativo)
Pode acrescentar tantos campos personalizados quantos forem necessários através de Acrescentar um campo personalizado.
💡 Se já tiver configurado uma ficha de polícia noutro alojamento, não precisa de recriar tudo manualmente: a partir do separador Guia de hóspedes do alojamento de origem, clique em Duplicar este guia, marque apenas Ficha de polícia na lista de elementos a duplicar e, em seguida, selecione os alojamentos de destino. Prático se gerir vários alojamentos com as mesmas exigências.
**Quando a pedir para preencher**
A lei indica que a ficha deve ser preenchida “à chegada” do hóspede. Na prática, tem duas abordagens possíveis:
1. No momento do check-in: incluindo a ligação do guia de hóspedes na mensagem de boas-vindas enviada à chegada
2. Antes da estadia (por exemplo, 2 a 3 dias antes, através de um envio automático): o hóspede preenche a ficha antes mesmo de chegar, o que simplifica o check-in
As duas funcionam - o essencial é que a ficha esteja preenchida e atualizada durante a estadia. Se optar pelo envio antecipado, tenha em conta que a ficha terá de ser verificada ou atualizada em caso de alteração da reserva (datas, hóspedes): a ficha de polícia está associada ao guia de hóspedes de uma reserva específica; por isso, se a reserva for recriada (por exemplo, após um cancelamento e uma nova reserva), será gerada uma nova ficha em branco no novo guia de hóspedes, e o hóspede terá de a preencher novamente.
⚠️ Se a ficha de polícia estiver configurada como Obrigatória da sua parte, o hóspede não poderá aceder ao seu guia de hóspedes enquanto não a preencher - quer aceda no check-in, quer vários dias antes da chegada.
⚠️ A ativação não é retroativa: as reservas existentes no momento da ativação não são afetadas. Apenas as reservas criadas após a ativação da ficha de polícia a terão em conta.
💡 Conformidade com o RGPD - escolhe livremente os campos pedidos, o respetivo rótulo e o seu caráter obrigatório. Recolha apenas os dados estritamente necessários.
**Que informações recolher para estar em conformidade**
Cabe-lhe criar os campos correspondentes. Eis a configuração recomendada para respeitar o modelo oficial (artigo R. 611-42 do Código de Entrada e Permanência de Estrangeiros e do Direito de Asilo francês).
💡 Que âmbito escolher? Pode restringir cada campo a uma população específica entre os 4 âmbitos disponíveis: Todos os hóspedes, Todos os adultos, Apenas crianças, ou Apenas o hóspede principal. Para os campos do hóspede principal, recomendamos Todos os adultos em vez de Apenas o hóspede principal: a lei exige recolher as informações de cada hóspede estrangeiro fora da UE presente no alojamento, e não apenas de quem fez a reserva. Se pedir apenas ao hóspede principal, corre o risco de não estar em conformidade assim que uma reserva incluir vários adultos fora da UE.
**Hóspede principal (âmbito recomendado: Todos os adultos)**
| Rótulo do campo | Tipo | Obrigatório | Texto de ajuda apresentado ao hóspede (opcional) |
| --- | --- | --- | --- |
| Apelidos | Texto curto | Sim | O seu apelido de família, tal como aparece no documento de identificação |
| Nomes próprios | Texto curto | Sim | Os seus nomes próprios, tal como aparecem no documento de identificação |
| Data de nascimento | Data | Sim | - |
| Local de nascimento | Texto curto | Sim | Cidade e país de nascimento |
| Nacionalidade | Texto curto | Sim | - |
| Residência habitual (morada completa) | Texto longo | Sim | A sua residência habitual (rua, cidade, código postal, país) |
| Número de telemóvel | Telefone | Sim | - |
| Endereço de e-mail | E-mail | Sim | - |
💡 As datas previstas de chegada e de partida figuram no modelo oficial, mas o Biloki já dispõe desta informação através da reserva - não é preciso recriar estes campos, a não ser que queira que o hóspede as confirme explicitamente.
**Crianças com menos de 15 anos que acompanham o hóspede (âmbito recomendado: Apenas crianças)**
| Rótulo do campo | Tipo | Obrigatório | Texto de ajuda apresentado ao hóspede (opcional) |
| --- | --- | --- | --- |
| Apelidos | Texto curto | Sim | Apelido de família da criança |
| Nomes próprios | Texto curto | Sim | Nomes próprios da criança |
| Data de nascimento | Data | Sim | - |
| Local de nascimento | Texto curto | Sim | Cidade e país de nascimento da criança |
| Nacionalidade | Texto curto | Sim | - |
| Residência habitual | Texto longo | Sim | Morada de residência habitual da criança |
**Como recuperar a ficha preenchida**
Quando o hóspede tiver preenchido a sua ficha de polícia, encontre-a em Reservas → Resumo da reserva (no topo do calendário). Uma linha Ficha de polícia indica Sim ou Não, consoante o hóspede a tenha preenchido ou não. Clique na reserva: a ficha de polícia aparece como anexo no fundo da página.
**O hóspede pode alterar a sua ficha depois de a preencher**
Se o hóspede se tiver enganado (erro de digitação, número errado de pessoas) ou se for preciso acrescentar um hóspede adicional depois, pode voltar ao seu guia de hóspedes a qualquer momento para alterar as informações já introduzidas ou acrescentar as pessoas em falta.
💡 Não é necessária nenhuma ação da sua parte - o hóspede gere ele próprio a atualização da ficha a partir do seu guia de hóspedes.
**Boas práticas**
⚠️ Cabe-lhe identificar os hóspedes fora da zona UE e convidá-los a preencher este formulário - o Biloki não o faz automaticamente.
💡 Acrescente um lembrete ao seu modelo de mensagem de boas-vindas para os hóspedes estrangeiros, para nunca se esquecer deste passo.
**FAQ**
**O meu hóspede não precisa de preencher a ficha de polícia. Como a desativo para a sua reserva específica?**
Se a ficha de polícia estiver ativada no seu alojamento, pode desativá-la para uma reserva específica, sem tocar nas outras:
1. Clique em Reservas e, em seguida, no separador Resumo
2. Localize a reserva em causa
3. Na coluna Ficha de polícia, clique no estado Pendente para o passar para Não necessária
O hóspede não terá de preencher a ficha de polícia para esta estadia. Se se tiver enganado, clique de novo no estado para voltar a Pendente.
Exemplo: a ficha de polícia está ativada no seu alojamento. A Julie Martin, de nacionalidade francesa, reserva um fim de semana. No Resumo, clica em “Pendente” na linha dela para passar para “Não necessária”: ela acede diretamente ao seu guia de hóspedes, e a ficha continua a ser pedida para as outras reservas do alojamento.
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