Créez vos templates et déclencheurs pour automatisez vos messages

1. Créer un template :

Depuis la Messagerie, cliquez sur Templates puis sur Ajouter un template.

Vous pouvez partir d'un template vide ou utiliser l'un des modèles proposés par Biloki :

• Demande d'avis
• Confirmation de réservation
• Check-out
• Guide voyageur

Pour créer votre propre template, renseignez :

• Un icône et un nom
• Une catégorie
• Les logements liés - par défaut tous vos logements, mais vous pouvez restreindre à certains logements spécifiques
• Le contenu du message

💡 Logements liés - comment ça fonctionne : quand vous utilisez un template sur une conversation, Biloki identifie automatiquement le logement lié à la réservation et remplace les variables par les informations de ce logement. Un template lié à "tous les logements" s'adapte donc automatiquement à chaque logement.

Les variables disponibles :

Dans le contenu de votre template, vous pouvez insérer des variables dynamiques qui se remplissent automatiquement à l'envoi. Cliquez sur une variable dans la liste pour l'insérer dans votre message.

Variables disponibles : Nom du logement, Pays, Ville, Mot de passe WiFi, Adresse, Email du voyageur, Nom du WiFi, Description du logement, Date de départ, Nombre d'adultes, Check-in à partir de, Check-in jusqu'à, Type de logement, Capacité, Prénom du voyageur, Nombre d'enfants, Date d'arrivée, Lien du guide voyageur, Check-out avant, Code postal, Téléphone du voyageur, Nom du voyageur.

⚠️ Si une variable ne correspond à aucune donnée renseignée sur le logement ou la réservation, elle s'affichera en brut dans le message (ex : au lieu du vrai code). Vérifiez que toutes les informations sont complètes dans la fiche du logement avant d'utiliser vos templates.

Envoyer le guide voyageur via la messagerie :

À chaque nouvelle réservation, Biloki génère automatiquement une interface voyageur dédiée, personnalisée avec les informations du logement et de la réservation concernée.

Pour transmettre ce guide à votre voyageur, insérez la variable "Lien du guide voyageur" dans votre template. Biloki enverra automatiquement le lien vers la bonne interface, avec les bonnes informations de réservation et du logement - sans aucune action de votre part.

C'est la seule façon de partager le guide voyageur avec vos voyageurs depuis Biloki.

💡 Biloki propose déjà un template "Guide voyageur" prêt à l'emploi que vous pouvez utiliser tel quel ou personnaliser. Pour que le lien fonctionne correctement, le guide voyageur du logement doit être complété au préalable.

💡 À faire avant d'envoyer vos premiers messages via Booking.com

Par mesure de sécurité anti-phishing, Booking.com bloque automatiquement les liens et les adresses e-mail non approuvés dans les messages hôte-voyageur. Sans configuration préalable :

• le lien du guide voyageur peut s'afficher barré ou remplacé par "[link removed]" dans la conversation de vos voyageurs ;
• Vos messages sont envoyés depuis une adresse e-mail Biloki (noreply@mail.biloki.fr), celle-ci peut également être bloquée si elle n'est pas approuvée.

Pour éviter ces deux problèmes, mettez le domaine du guide voyageur et l'adresse e-mail d'envoi en liste blanche dès la mise en place de votre messagerie :

1. Connectez-vous à l'Extranet Booking.com avec un compte administrateur.
2. Allez dans Établissement → Préférences des messages → Paramètres de sécurité.
3. Validez la double authentification (2FA).
4. Dans la section "Vos liens approuvés", cliquez sur "Ajouter un lien" et renseignez le domaine utilisé par le guide voyageur, soit app.biloki.fr
5. Dans la section "Vos adresses e-mail", cliquez sur "Ajouter une adresse e-mail" et renseignez l'adresse d'envoi Biloki, soit noreply@mail.biloki.fr
6. Cliquez sur "Enregistrer" pour chaque ajout.

Si vous gérez plusieurs établissements (conciergeries ou propriétaire multi-biens) : après avoir ajouté le lien et/ou l'adresse e-mail, un bouton "Appliquer à tous les établissements" apparaît sous chaque section. Cliquez dessus et confirmez dans la fenêtre qui s'affiche pour répliquer automatiquement ces réglages sur l'ensemble de vos logements, sans avoir à répéter l'opération établissement par établissement.

⚠️ La fenêtre de confirmation précise à combien d'établissements le réglage va être appliqué (ex. "Cela sera appliqué à 1 établissement") — vérifiez bien que vous êtes sur le compte/la vue qui regroupe l'ensemble de vos logements avant de valider. Si vous ajoutez un nouvel établissement à votre compte par la suite, pensez à vérifier que les réglages lui ont bien été appliqués, ou à refaire l'opération "Appliquer à tous les établissements".

Une fois cette manipulation faite, tous vos futurs messages contenant le lien du guide voyageur passeront normalement, sans action supplémentaire de votre part.

Il n'y a pas d'action à effectuer côté Airbnb pour ce sujet.

2. Configurer des envois automatiques :

Les envois automatiques permettent d'associer un template à un déclencheur, pour qu'il parte sans intervention de votre part au bon moment.

Depuis la Messagerie, cliquez sur l'icône ⚡ (à gauche du bouton Templates) → Envois automatiques → Ajouter une règle

Pour configurer une règle :

1. Événement - choisissez le déclencheur :
   • Check-in
   • Check-out
   • Réservation confirmée
2. Délai - définissez quand envoyer le message par rapport à l'événement :
   • Combien : la valeur numérique (ex : 1, 2, 24...)
   • Unité : Minutes / Heures / Jours / Semaines
   • Quand : Avant / Après
3. Modèle de message - sélectionnez le template à envoyer
4. Logements liés - définissez les logements concernés par cette règle
5. Cliquez sur Créer la règle

Exemple concret - envoyer le guide voyageur la veille de l'arrivée :

⚠️ Si vous aviez des messages automatiques configurés sur Airbnb ou Booking.com, pensez à les désactiver pour éviter que vos voyageurs reçoivent les mêmes messages en double.