La ficha policial - Formulario obligatorio para huéspedes fuera de la zona UE

Por qué la ficha policial es obligatoria

Para todo huésped extranjero fuera de la zona UE que se aloje en su propiedad, está legalmente obligado a recoger y conservar sus datos personales durante 6 meses después de la estancia, en caso de que las autoridades lo soliciten.

Biloki integra este formulario directamente en la guía para huéspedes: no tiene que crear nada ni configurar nada manualmente a nivel técnico, solo activarlo y elegir sus campos.

Cómo activar la ficha policial en Biloki

1. Haga clic en Alojamientos en el menú principal
2. Abra la ficha del alojamiento correspondiente
3. Haga clic en Guía para huéspedes en la parte superior de la ficha
4. Desplácese hasta el final de la guía para huéspedes: el bloque Ficha policial ya está ahí
5. Active el interruptor Activar la ficha policial
6. Configure los campos que el huésped deberá rellenar (ver abajo)
7. Repita la operación para sus otros alojamientos si lo desea

Configurar los campos de la ficha policial

Para cada campo, defina:

1. Una etiqueta y, si es necesario, una ayuda que se muestra al huésped (opcional)
2. Un tipo de campo: Texto corto, Número, Fecha, Casilla de verificación, Opción única (botones de radio o lista desplegable), Texto largo, Archivo/documento, Email, Teléfono, Enlace/URL, Opción múltiple
3. Un alcance: a quién va dirigido el campo - Todos los huéspedes, Todos los adultos, Solo niños, o Solo el huésped principal
4. El estado Obligatorio (ON/OFF)
5. El estado del campo (activo/inactivo)

Puede añadir tantos campos personalizados como sean necesarios con Añadir un campo personalizado.

💡 Si ya ha configurado una ficha policial en otro alojamiento, no hace falta recrear todo manualmente: desde la pestaña Guía para huéspedes del alojamiento de origen, haga clic en Duplicar esta guía, marque solo Ficha policial en la lista de elementos a duplicar y, a continuación, seleccione los alojamientos de destino. Práctico si gestiona varios alojamientos con los mismos requisitos.

Cuándo hacer que se rellene

La ley indica que la ficha debe rellenarse “a la llegada” del huésped. En la práctica, tiene dos enfoques posibles:

1. En el check-in: incluyendo el enlace de la guía para huéspedes en el mensaje de bienvenida enviado a la llegada
2. Antes de la estancia (por ejemplo, 2 o 3 días antes, mediante un envío automático): el huésped rellena su ficha antes incluso de llegar, lo que simplifica el check-in

Ambos funcionan: lo esencial es que la ficha esté rellenada y actualizada durante la estancia. Si elige el envío anticipado, tenga en cuenta que la ficha tendrá que revisarse o actualizarse en caso de cambio en la reserva (fechas, huéspedes): la ficha policial está asociada a la guía para huéspedes de una reserva concreta; por tanto, si la reserva se vuelve a crear (por ejemplo, tras una cancelación y una nueva reserva), se generará una nueva ficha en blanco en la nueva guía para huéspedes, y el huésped tendrá que volver a rellenarla.

⚠️ Si la ficha policial está configurada como Obligatoria por su parte, el huésped no podrá acceder a su guía para huéspedes hasta que la rellene, tanto si accede en el check-in como si lo hace varios días antes de su llegada.

⚠️ La activación no es retroactiva: las reservas existentes en el momento de la activación no se ven afectadas. Solo las reservas creadas después de activar la ficha policial la tendrán en cuenta.

💡 Cumplimiento del RGPD: usted elige libremente los campos solicitados, su etiqueta y si son obligatorios. Recoja solo los datos estrictamente necesarios.

Qué información recoger para cumplir la normativa

Le corresponde crear los campos correspondientes. Esta es la configuración recomendada para respetar el modelo oficial (artículo R. 611-42 del Código francés de entrada y estancia de extranjeros y del derecho de asilo).

💡 ¿Qué alcance elegir? Puede restringir cada campo a un grupo concreto entre los 4 alcances disponibles: Todos los huéspedes, Todos los adultos, Solo niños, o Solo el huésped principal. Para los campos del huésped principal, recomendamos Todos los adultos en lugar de Solo el huésped principal: la ley exige recoger la información de cada huésped extranjero fuera de la UE presente en la propiedad, y no solo la de quien hizo la reserva. Si solo pide los datos al huésped principal, corre el riesgo de no cumplir la normativa en cuanto una reserva incluya varios adultos fuera de la UE.

Huésped principal (alcance recomendado: Todos los adultos)

💡 Las fechas previstas de llegada y de salida figuran en el modelo oficial, pero Biloki ya dispone de esta información a través de la reserva. No es necesario recrear estos campos, a menos que quiera que el huésped los confirme explícitamente.

Niños menores de 15 años que acompañan al huésped (alcance recomendado: Solo niños)

Cómo recuperar la ficha rellenada

Una vez que el huésped haya rellenado su ficha policial, encuéntrela en Reservas → Resumen de la reserva (en la parte superior del calendario). Una línea Ficha policial indica Sí o No, según el huésped la haya rellenado o no. Haga clic en la reserva: la ficha policial aparece como adjunto en la parte inferior de la página.

El huésped puede modificar su ficha después de rellenarla

Si el huésped se ha equivocado (error de escritura, número incorrecto de personas) o si hay que añadir un huésped adicional más tarde, puede volver a su guía para huéspedes en cualquier momento para modificar la información introducida o añadir a las personas que faltan.

💡 No es necesaria ninguna acción por su parte: el huésped gestiona él mismo la actualización de su ficha desde su guía para huéspedes.

Buenas prácticas

⚠️ Le corresponde a usted identificar a los huéspedes fuera de la zona UE e invitarles a rellenar este formulario: Biloki no lo hace automáticamente.

💡 Añada un recordatorio en su plantilla de mensaje de bienvenida para los huéspedes extranjeros, para no olvidar nunca este paso.

FAQ

Mi huésped no necesita rellenar la ficha policial. ¿Cómo la desactivo para su reserva concreta?

Si la ficha policial está activada en su alojamiento, puede desactivarla para una reserva concreta sin tocar las demás:

1. Haga clic en Reservas y, a continuación, en la pestaña Resumen
2. Localice la reserva correspondiente
3. En la columna Ficha policial, haga clic en el estado Pendiente para cambiarlo a No requerida

El huésped no tendrá que rellenar la ficha policial para esta estancia. Si se ha equivocado, haga clic de nuevo en el estado para volver a Pendiente.

Ejemplo: la ficha policial está activada en su alojamiento. Julie Martin, de nacionalidad francesa, reserva un fin de semana. En el Resumen, hace clic en “Pendiente” en su línea para cambiarlo a “No requerida”: ella accede directamente a su guía para huéspedes, y la ficha sigue solicitándose para las demás reservas de la propiedad.